（1）辦公檔案管理工作流程與標(biāo)準(zhǔn)檔案收集→檔案鑒定→分類整理→保管維護(hù)→檔案利用→檔案更新→檔案銷毀

    ①檔案收集鑒定

    企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，制定歸檔文件的范圍。在歸檔中應(yīng)該收集齊全文件的定稿、正本和有關(guān)材料，保證檔案的完整性。在檔案文件的收集過程中，應(yīng)該確定材料的利用價(jià)值。

    標(biāo)準(zhǔn)：及時(shí)、完整。

    ②檔案保管維護(hù)

    整理的基本任務(wù)是把需要保管的檔案進(jìn)行分類、組織和編目，使其組成完整體系，固定下來。整理后的檔案應(yīng)采取安全保護(hù)措施存放，維護(hù)檔案的完整，延長檔案的壽命。

    標(biāo)準(zhǔn)：合理、正確。

    ③檔案存檔銷毀

    銷毀文件要進(jìn)行登記，即編制“檔案銷毀清冊”以備查考。它由序號(hào)、案卷或文件題名、年代、目錄號(hào)、卷號(hào)或文號(hào)、卷內(nèi)文件數(shù)、原保管期限、銷毀原因、備注等組成。經(jīng)鑒定準(zhǔn)備銷毀的檔案應(yīng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。

    銷毀檔案時(shí)，必須指派專人對(duì)照“檔案銷毀清冊”檢查檔案，準(zhǔn)確無誤的，方可銷毀，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并簽名蓋章，方算完畢。

    （2）資料管理流程與標(biāo)準(zhǔn)

    收發(fā)文件→整理文件→處理文件→分發(fā)文件→收集資料→分類整理→移交文件→歸檔→提供查閱→定期清理

    ①處理收發(fā)文件

    接受外部文件資料和寄出內(nèi)部文件資料，行政部都要進(jìn)行整理和處置，對(duì)文件資料的內(nèi)容報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，并對(duì)收發(fā)的文件資料進(jìn)行分發(fā)。在收發(fā)過程中一定要保持及時(shí)、準(zhǔn)確。

    ②收集分類

    行政部人員需定期對(duì)文件資料進(jìn)行收集、分類整理，收集到的資料一定要適用，分類也要明確。

    ③移交文件

    對(duì)分類的文件按照要求移交至各部門處理。

    ④歸檔

    接受整理好的文件資料后，各部門需對(duì)其進(jìn)行編號(hào)裝訂、歸檔，并要做好資料登記記錄。

    ⑤定期清理

    歸檔后的文件可為員工查詢服務(wù)，以便急需時(shí)用。對(duì)于過期的文件也要及時(shí)清理。

    某控股有限公司的總經(jīng)理陳大海這幾天一直在郁悶，就因?yàn)榍皫滋旃举Y料管理上出現(xiàn)嚴(yán)重的紕漏，行政人員在對(duì)文件資料進(jìn)行電腦收集、分類整理的時(shí)候，將所有客戶的資料，包括聯(lián)系方式、地址等全部混淆了。這樣無法準(zhǔn)確聯(lián)系客戶，也無法將產(chǎn)品準(zhǔn)確發(fā)往客戶所在地。陳大海將公司上下每個(gè)員工訓(xùn)斥了遍，決心出臺(tái)公司檔案與資料管理的相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)，并張貼在公司宣傳欄上，以儆效尤。

    公司的運(yùn)行其實(shí)也是文件資料的運(yùn)行，做好檔案與資料管理，有利于公司開展良好的業(yè)務(wù)，并維系內(nèi)部的穩(wěn)定。